Zarządzanie nieruchomościami polega na podejmowaniu decyzji dotyczących nieruchomości, wykonywaniu czynności w zakresie obsługi nieruchomości i utrzymania jej w gotowości eksploatacyjnej oraz należytym stanie technicznym.
Obowiązki zarządcy nie ograniczają się przy tym do samej nieruchomości, ale również do terenów wokół niej. To na zarządcy ciąży obowiązek oceny tego, jak prezentuje się stan techniczny i części wspólne nieruchomości. Od zarządcy oczekuje się również dbania o porządek na zewnątrz nieruchomości tak, aby cieszyła ona oko ładnym wyglądem i bogactwem zieleni. Coraz częściej zarządcy współpracują z architektem krajobrazu, nawet jeśli wiąże się to z określonymi kosztami. Pozwala to na podniesienie wartości poszczególnych lokali, a więc leży w interesie zamieszkujących je osób.
Obowiązkiem zarządcy jest również troska o stan techniczny nieruchomości. Poza terminowymi przeglądami, zgodnie z przepisami ustawy prawo budowlane, należy również poświęcić uwagę wszystkim urządzeniom znajdującym się w części wspólnej nieruchomości i interweniować natychmiast, gdy pojawiają się nieprawidłowości związane z ich działaniem.
Zarządca wyszukuje wykonawców, usługodawców i oferentów do przeprowadzenia ewentualnych konserwacji i remontów, opiniuje złożone oferty wraz z rekomendacją dla Zarządu Wspólnoty, prowadzi nadzór nad bieżącą konserwacją oraz usuwaniem awarii.
Zarządca nieruchomości zajmuje się również prawidłowym obiegiem dokumentów wspólnoty. Prowadzi dla nieruchomości dokumentację finansowo-księgową, zgodnie z ustawą o rachunkowości, często bazującą na nowoczesnych systemach komputerowych zapewniających aktualność i przejrzystość zapisów. Jest uprawniony do zawierania umów z dostawcami mediów i innymi kontrahentami świadczącymi usługi. Nadzoruje rozliczenia zużycia mediów przez poszczególnych właścicieli lokali, pobiera i rozlicza zaliczki otrzymywane od właścicieli. Prowadzi nadzór nad terminowością wpłat przez poszczególnych właścicieli a w przypadku zwłoki w ich wnoszeniu, prowadzi windykację. Zarządca nieruchomości zapewnia prawidłowy kształt wielu dokumentów wspólnotowych. Sporządza roczne sprawozdania finansowe oraz przygotowuje indywidualne rozliczenia właścicieli lokali. Sporządza roczny plan finansowy oraz opracowuje wewnętrzne akty prawne dla Wspólnoty Mieszkaniowej (projekty uchwał). Zwołuje i prowadzi obsługę zebrań właścicieli lokali.
Zarządca dba o prawidłowe ubezpieczenie nieruchomości na wypadek zdarzeń losowych oraz prowadzi nadzór i kontrolę nad rozliczaniem podatków i innych opłat publicznoprawnych dotyczących nieruchomości wspólnej, chyba że są one pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali. Reprezentuje Wspólnotę wobec organów administracji państwowej, samorządowej, Urzędu Skarbowego, Urzędu Statystycznego, Banków oraz innych instytucji w zakresie podstawowych obowiązków Zarządcy.
